Infos zu Presseterminen/-einladungen

1. Einführung

Um die Medien umfassend zu informieren, bietet die Stadtverwaltung aktiv immer wieder eigene Pressetermine an, zu denen Journalisten unterschiedlicher Redaktionen eingeladen werden. Dazu zählen

  • Fototermine
  • Pressekonferenzen
  • Hintergrundgespräche

Zudem werden die Medien unter Umständen auch zu städtischen Veranstaltungen extra eingeladen, um gegebenenfalls darüber zu berichten.

Alle Pressetermine werden von der städt. Pressestelle koordiniert und dann als Einladung an die Medien versendet.

Aber: Nicht jedes städtische Thema macht unbedingt einen eigenen Pressetermin notwendig. Oft lassen sich Informationen viel besser durch eine schriftliche Pressemitteilung transportieren und breiter streuen. Die Pressestelle berät gerne zu den geeigneten Wegen der Presseinformation.

2. Höhere Verbreitung von städtischen Nachrichten in den Medien

Worum geht es?
Im Zuge des Wandels der Lüner Medienlandschaft (Schließung WAZ/WR-Lokalredaktion) hat sich auch die Anzahl der Medienvertreter bei städtischen Presseterminen reduziert. Oft erscheinen nur Vertreter der Ruhrnachrichten (RN), sodass teilweise mehrere Verwaltungsvertreter ihre Zeit für einen Journalisten "opfern" - und im Nachgang zusätzlich schriftliche oder mündliche Informationen an die nicht erschienenen Redaktionen liefern müssen.

Immer wieder müssen Pressetermine auch ganz abgesagt werden, weil z. B. die RN den Termin aus Mangel an personellen Kapazitäten nicht besetzen. Insbesondere Presseeinladungen, die zum Ziel haben, vorab über Veranstaltungen zu informieren, werden von den Medienvertretern häufig nicht mehr wahrgenommen; stattdessen wird die Übersendung von schriftlichen Informationen (Flyer, Text- und Bildmaterial) per E-Mail angefordert. Diese Informationen werden zumeist von den drei örtlich ansässigen Redaktionen i. d. R. vollumfänglich veröffentlicht, aber auch häufig von Medien wie dem WDR (TV und Radio) oder Antenne Unna berücksichtigt.

Ziel der städtischen, proaktiven Pressearbeit muss es sein, einen möglichst hohen Verbreitungsgrad eigener Nachrichten, Informationen und Stellungnahmen zu erreichen. Dies ist mittlerweile besser mit schriftlichen Pressemitteilungen zu gewährleisten, zumal diese auch den Verbreitungsgrad bei Onlineportalen erhöht, die sonst nicht erreicht werden.


Was ist neu?
Vor dem oben genannten Hintergrund wird die Verwaltung zukünftig weniger Pressetermine und mehr Pressemitteilungen anbieten. Dies ist auch mit dem Verwaltungsvorstand so abgesprochen. Einladungen zu Fototerminen werden auf ein Mindestmaß reduziert. Die Pressestelle entscheidet im Austausch mit den jeweiligen Kolleginnen und Kollegen, ob ein Pressetermin wirklich nötig ist.
 

Was muss ich jetzt tun?
Wunsch nach einem Foto/Pressetermin:

  • Prüfen: Muss ich wirklich die Medien vor Ort haben? Oder kann ich ein eigenes Foto mit Infos zuliefern?

o   Nachfragen: Im Zweifel lieber bei der Pressestelle fragen, ob ein Pressetermin hier Sinn macht.

  • Bei der Zulieferung eigener Infos und Fotos

o   wenn ich keine eigene Kamera besitze, Kamera bei der Pressestelle reservieren
o   pressetaugliches Foto machen (siehe Tipps für gute Fotos)
o   einen Infotext verfassen
o   beides an pressestelle@luenen.de mailen

Die Pressestelle macht aus der Zulieferung dann eine Pressemitteilung oder Bildzeile und stellt das Foto zum Download für die Medien bereit. Die Pressemitteilung wird üblicherweise nicht nur an Ruhrnachrichten, Lüner Anzeiger, Sonntagskurier und Antenne Unna versendet, sondern je nachdem auch an weitere Medien wie Hellweger Anzeiger, WAZ, WDR Dortmund (TV & Radio) oder die türkischsprachige Hürriyet.

3. Presseeinladung

Die Presseeinladung ist eine Einladung an die Medien, an einem städtischen Termin teilzunehmen (Veranstaltung, Pressekonferenz, Fototermin) und gegebenenfalls darüber zu berichten. Sie nennt:

  • Art des Termins
  • Thema
  • Datum
  • Uhrzeit und Ort
  • die Teilnehmer (z.B. der PK)

und enthält erläuternde Anmerkungen, die in wenigen Sätzen einen kurzen Einblick ins Thema bzw. den Hintergrund des Termins geben.

Beispiel:

Die Pressestelle koordiniert zentral alle Pressetermine und Presseeinladungen der Verwaltung.

Wichtig:

  • Um Termindoppelungen im Haus zu vermeiden, sollten alle Pressetermine mindestens 5 Werktage vor dem Termin bei der Pressestelle angemeldet werden.
  • Sie (als Anmelder/-in des Pressetermins) bestimmen, koordinieren und organisieren den Teilnehmerkreis und den Ort des Pressetermins. Soll der Termin im Rathaus stattfinden, können freie Räume (Sitzungssäle I - V) bei Sabine Rohr (Tel.: 104-1232) abgefragt und reserviert werden.
  • Alle eingegangenen Presseeinladungen werden von der Pressestelle im "Pressetermin-Dienst" gebündelt und einmal täglich (ca. 14 Uhr) an die Medien verschickt.

Für die Terminanmeldung nutzen Sie bitte unser Intranetformular, mit dem Sie ganz einfach und unkompliziert Wünsche für Pressetermine mit den notwendigen Angaben an die Pressestelle weiterleiten können. Sie finden es unter ../../../presse/pressetermine/presseeinladung.php

Alle städtischen Pressetermine sind immer mit der Pressestelle abzustimmen.

4. Kalender-Übersicht städtische Pressetermine

Wenn Sie einen städtischen Pressetermin planen, lohnt sich ein Blick in die Kalender-Übersicht der Pressestelle. Sie ist nach dem Ampelsystem aufgebaut und zeigt Ihnen den aktuellen Stand, an welchen Tagen Pressetermine möglich sind.

GRÜN:

An diesem Tag ist ein städt. Pressetermin möglich.

GELB:

An diesem Tag gibt es bereits mindestens einen städt. Pressetermin. Bitte weichen Sie, wenn möglich, auf einen "grünen Tag" aus.

ROT:  

An diesem Tag ist kein städt. Pressetermin mehr möglich.

Ziel dieses Ampelsystems ist es, zu viele Pressetermine am selben Tag bzw. Terminüberschneidungen möglichst zu vermeiden. Der Kalender wird laufend aktualisiert, d.h. sobald ein neuer Pressetermin von der Pressestelle freigegeben wird, ändert sich der Status des betreffenden Tages.

Bei nicht vorhersehbaren/nicht planbaren Presseterminen wie zum Beispiel einer notwendigen ad-hoc-Reaktion auf aktuelle Entwicklungen bitten wir um Rücksprache mit der Pressestelle, Tel.: 104-1501, 104-1748 oder 104-1539.

5. Formular »Abstimmung eines städtischen Pressetermins«

Die Pressestelle koordiniert alle städtischen Pressetermine. Jeder städtische Termin, zu dem die Medien eingeladen werden sollen, muss deshalb bei der Pressestelle der Stadt angemeldet werden. Grund hierfür ist u.a., dass nur so Doppelungen von Presseterminen vermieden werden können.

Die Pressestelle benötigt bestimmte Angaben, um die Medien zu einem Pressetermin einzuladen. Um die Anmeldung von Pressterminen zu vereinfachen, finden Sie hier ein Formular, mit dem Sie einfach und unkompliziert Pressetermine mit den notwendigen Angaben bei der Pressestelle anmelden können:

../../../presse/pressetermine/presseeinladung.php

Wenn nichts gegen den von Ihnen gewünschten Pressetermin spricht, werden Sie bei Aussendung der Presseeinladung an die Medien automatisch mit einer Kopie der Presseeinladung per Mail informiert.

6. Pressetermin-Dienst

Presseeinladungen gehen (genau wie Pressemitteilungen) üblicherweise an die Lüner Medien und an regionale Medien im Umfeld (z.B. WDR, BILD-Zeitung). Die Medien sichten dann die Termine und entscheiden selbst, welchen Termin sie besetzen.

Screenshot Pressetermin-Dienst

Kollegen, die einen städtischen Pressetermin mit der Pressestelle abgestimmt haben, bekommen den Pressetermindienst bei der Aussendung an die Medien automatisch in Blindkopie (Bcc) als Bestätigung zugesendet, ebenso wie weitere städt. Bedienstete, die in der Einladung als Teilnehmer benannt sind. Zudem erfolgt eine Information an den Verwaltungsvorstand.

Presseeinladungen gehen (genau wie Pressemitteilungen) üblicherweise an die Lüner Medien und an regionale Medien im Umfeld. Die Pressestelle lädt u. a. folgende Medien zu den städtischen Presseterminen ein:

  • Ruhr-Nachrichten Lünen
  • Lüner Anzeiger einschl. online-Ausgabe (Lokalkompass)
  • Sonntagskurier
  • Radio Antenne Unna
  • WAZ Rhein/Ruhr einschl. online-Redaktion Der Westen
  • Stadtmagazin Lünen
  • WDR Hörfunk & Fernsehen
  • IHK Dortmund
  • Informationsdienst Ruhr
  • Hellweger Anzeiger, Kreisredaktion
  • Aktuell-Zeitung (türkisch)
  • Hürriyet (türkisch)
  • sowie einige ausgewählte freie Journalisten und Internet-Portale

Die Medien sichten dann die Termine und entscheiden selbst, welchen Termin sie besetzen.

20. November 2019

Kontakte:

Benedikt Spangardt, Pressesprecher
Rathaus, 9. OG
Zimmer 901
Willy-Brandt-Platz 1
44532 Lünen
Tel.: 02306 104-1501
Fax: 02306 104-211345

Alexander Dziedeck, Volontär
Rathaus, 9. OG
Zimmer 902
Willy-Brandt-Platz 1
44532 Lünen
Tel.: 02306 104-1748
Fax: 02306 104-211345

Kerstin Schatz, Internet
Rathaus, 10. OG
Zimmer 1003
Willy-Brandt-Platz 1
44532 Lünen
Tel.: 02306 104-1539
Fax: 02306 104-211539

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