Logbuch des Projektes "Elektronischer Rechnungsworkflow"

Praxishilfe 'Buchen und Kontieren' ist online [21.10.2019]

Wir haben sie schon oft erwähnt und endlich ist sie online… Die Praxishilfe wurde von der Geschäftsbuchhaltung entwickelt und im Projektteam „elektronischer Rechnungseingangsworkflow“ (eRew) abgestimmt. Aber selbstverständlich sind wir dankbar für Anregungen jeder Art. Konstruktive Kritik kann gerne an GBH@luenen.de gesendet werden.

(Tipp: Suchen im Dokument mit der Tastenkombination „STRG+F“)

Agilität, Qualität und ständige Anpassungen... [16.10.2019]

... gehören zusammen. Das erleben wir hautnah.

Mittlerweile haben wir so viele Erfahrungen sammeln können, dass wir nun an die Feinarbeiten gehen und Besonderheiten der Organisationseinheiten oder Spezifika in den Abläufen optimieren. Das erfordert Zeit und die müssen wir uns nehmen, um gute Ergebnisse zu erzielen.

Daher werden wir die aktuelle Phase ausdehnen und die anstehenden Arbeiten sorgfältig abarbeiten. Ganz konkret heißt das, dass wir die ursprünglich für Oktober geplanten Schulungen der Organisationseinheiten 1.1, 1.6, III/1-Q und 8.3 auf Ende November schieben. Auch das Schulungskonzept wird wahrscheinlich umgestellt (dazu aber später mehr). Die Änderungen und Arbeitsergebnisse kommen den schon umgestellten Organisationseinheiten zu Gute, aber auch denen, die in den nächsten Phasen zum ersten Mal mit dem digitalen Rechnungseingangsworkflow in Berührung kommen.

Und weiter geht's... [12.08.2019]

Zeitplan für die verwaltungsweite Einführung

... mit der nächsten Umstellungsphase. Mit dabei sind diesmal die Organisationseinheiten 1.1, 1.6, III/1-Q, 2.1 und 2.4. Wir lernen aus den Erfahrungen, planen die Zeiten und hinterfragen unsere Abläufe und Medien. Bis Ende August führen wir die ersten Vorgespräche mit den Führungskräften und Rechnungssachbearbeiter*innen. Der September wird genutzt, um Nutzer in H&H anzulegen und die Technik startklar zu machen. Im Oktober finden dann für alle beteiligten Kolleg*innen Kick-Off-Veranstaltungen und anschließend die Schulungen statt.

Digitaler Rechnungseingangsworkflow - heute mal analog (31.07.2019)

Gaby Ahr und Susanne Kaletta beim Visualisieren der Prozessschritte
Wir gehen alle Prozessschritte einmal komplett durch und prüfen dabei Rollen, Rückgaben, Status bis hin zur Archivierung. Dabei testen wir alles mit den unterschiedlichen Rollen direkt in der Testversion von H&H. Das schafft ein gutes Verständnis der Abläufe und der Rollen.

Optimierung des Scanprozesses (22.07.2019)

Erarbeitung der Optimierungsmöglichkeiten

Die auf den eReW umgestellten Organisationseinheiten haben die Möglichkeit, ihre Erfahrungen, Wünsche und Probleme in Feedback-Runden zu äußern. Ein Ergebnis daraus ist, dass wir den Scanprozess noch einmal genauer unter die Lupe nehmen. Dazu sehen wir uns „Problemfälle“ (z. B. schlechte Lesbarkeit der gescannten Dokumente) an, erarbeiten Optimierungsvorschläge und testen diese.

Umstellungsphase 3: Viele "H&H-Neulinge" dabei [01.07.2019]

Kick-Off mit den Kolleginnen und Kollegen

In dieser Umstellungphase werden die Abteilungen 1.1, 1.3, 4.8, 5.1 und 8.1 bei den ersten Arbeiten im Rechnungsworkflow begleitet. Damit sind zum ersten Mal auch Abteilungen dabei, in denen viele Kolleginnen und Kollegen das erste Mal mit H&H arbeiten.

7 weitere Abteilungen arbeiten mit dem elektronischen Rechnungseingangsworkflow [10.06.2019]

Seit Anfang Juni arbeiten auch die Abteilungen 0.2, 0.3, 0.4, 0.5, 0.6, 0.92 und 8.2 mit dem elektronischen Rechnungseingangsworkflow in H&H. Die Kolleginnen und Kollegen wurden mit Schulungen und einer anschließenden Testphase auf den Live-Betrieb vorbereitet.

Anleitung für die Arbeit mit dem elektronischen Workflow in H&H wird laufend erweitert [15.05.2019]

Anleitung
Anleitung für den Workflow in H&H

Mit den Erfahrungen der Beteiligten wächst auch die Anleitung immer weiter. Nach jeder Phase ergänzen wir sie um unsere neu gewonnenen Erkenntnisse und händigen die aktualisierte Anleitung zu jeder neuen Schulungsphase aus.

Der aktuelle Stand ist über die Verlinkung auf der rechten Seite abrufbar.

E-Rechnungsworkflow bei 2.3 gestartet [25.04.2019]

Scanner in der Poststelle
Neue Scanner in der Poststelle

Der elektronische Rechnungsworkflow läuft an: In der letzten Woche sind die Kolleginnen und Kollegen aus der Pilotabteilung 2.3 damit gestartet, ihre eingehenden Rechnungen elektronisch in H&H zu bearbeiten. Damit ändert sich nicht nur etwas für die fünf Rechnungssachbearbeiter und zwei Budgetverantwortlichen bei 2.3, sondern auch für die Kolleginnen und Kollegen aus der Poststelle und aus der Geschäftsbuchhaltung bei 0.91.

Ab jetzt heißt es also in der Poststelle nicht mehr nur "Papierpost ins Körbchen" - auch das Scannen gehört jetzt zum täglichen Geschäft. Dafür bekommen die Kolleginnen und Kollegen aus der Poststelle Unterstützung von Martina Sommer von 0.91, die bisher auch schon Rechnungen gescannt hat - allerdings erst nach der kompletten Bearbeitung.

Testphase der Pilotabteilung 2.3 [17.04.2019]

Tests in der Abteilung 2.3
Tests in der Abteilung 2.3

Bevor wir gemeinsam mit den Rechnungssachbearbeitern entschieden haben, dass wir in den Echtbetrieb gehen, ging eine längere Testphase voraus. Viele Krankheitsausfälle und der ganz normale alltägliche Bürowahnsinn machten auch vor unserer Pilotabteilung nicht Halt. So war die Zeit, neben der normalen Arbeit den neuen Workflow zu testen, bei allen sehr knapp. Da wir das Projekt und den Zeitplan aber selbst in der Hand haben, wurde die Testphase angepasst und auf insgesamt 4 Wochen verlängert. So konnten alle Beteiligten in der letzten Feedback-Runde, die in der Testphase mindestens 1 Mal in der Woche stattgefunden hat, ihr OK zum Echtbetrieb geben.

An dieser Stelle auch ein herzliches Danke, an die Kolleginnen und Kollegen, die bisher als Tester und Piloten dabei waren und weiterhin dabei sind! Gerade Digitalisierungs-Projekte leben davon, dass es Neugierige und Mutige gibt, die etwas Neues probieren möchten und dazu ihr kritisches Feedback abgeben. So kommen wir unserem Ziel näher, dass die anstehenden Veränderungen kein Selbstzweck werden, sondern unseren Büroalltag tatsächlich erleichtern.