Zeiterfassung bei der Stadtverwaltung Lünen - Anleitung für Vorgesetzte

Anmeldemaske ZEUS
Stand: 30.04.2008

ANLEITUNG: Funktionen für Vorgesetzte

1. Eingaben für die Beschäftigten mittels der »Sekretariatsfunktion«


Vorbemerkungen:
Es ist wesentlich, Fehlzeiten zeitnah zu erfassen, weil die Daten im Gehaltsprogramm LOGA verarbeitet werden.

Arbeitstage, an denen weder Zeiten noch Fehlzeiten gebucht sind, mindern das Zeitsaldo der betroffenen Beschäftigten. Deswegen ist auf einen vollständigen Verlauf der Zeitkonten zu achten (sh. auch Punkt 3.4  Abs.2).

1.1 Arbeitsunfähigkeit

Grundsatz
Die Vorgesetzten sind während der ersten 6 Wochen einer Arbeitsunfähigkeit verantwortlich für die vollständige Erfassung dieser Fehlzeiten¹ in ihrem Führungsbereich. Sie können die Ausführung dieser Arbeiten delegieren.

Den weiteren Fehlzeitenverlauf verwaltet 8.1. Das gilt dann auch für Beamtinnen und Beamte.

Arbeitsunfähigkeit mit und ohne Bescheinigung
Bitte beachten Sie, dass bei der Auswahl der Fehlzeiten zwischen "arbeitsunfähig" und "arbeitsunfähig ohne AU-Besch." (ohne Bescheinigung)  unterschieden wird; voreingestellt ist "arbeitsunfähig ohne AU-Besch.".

Melden sich Beschäftigte zunächst ohne Bescheinigung arbeitsunfähig, so wird die Zeit mit "arbeitsunfähig ohne AU-Besch." erfasst. Reichen sie dann später eine Bescheinigung nach, so muss dieses von den Vorgesetzten (nicht von 8.1) in ZEUS durch Überschreiben mit der Fehlzeitart "arbeitsunfähig" entsprechend geändert werden. Vorheriges "Stornieren" des Status "arbeitsunfähig ohne AU-Besch." ist nicht erforderlich.

Sonderfall "Arbeitsunfähigkeit nach Dienstantritt"
Wenn Beschäftigte zunächst den Dienst angetreten hatten, dann aber erkranken, loggen sie sich ganz normal aus. Zusätzlich tragen die Vorgesetzten nur für diesen Tag "AU nach Dienstantritt" ein. Das hat zur Folge, dass zum einen dieser Tag bei der Berechnung der Frist für die Entgeltfortzahlung nicht mitgerechnet wird, zum anderen dass der Zeitsaldo nicht berührt wird. Die Folgetage werden mit "arbeitsunfähig ..." geführt.

Stornofälle
Sie können die bereits erfassten Fälle auch wieder stornieren. Rufen Sie dazu im Listing "Anträge/genehmigte Anträge" den betreffenden Antrag auf. Häufig wird es einfacher sein, den Antrag so aufzufinden: "Gruppenkalender" + Doppelklick auf einen relevanten Tag (sh. Punkt 4.).


AU-Bescheinigungen
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden zunächst in den Abteilungen gesammelt und erst nach Beendigung der jeweiligen Arbeitsunfähigkeit mit einem Vermerk, wie z. B. "ZEUS erledigt", Datum und Handzeichen, gesammelt an die Abteilung Personaldienste gegeben. Nach 42 Kalendertagen (6 Wochen) Arbeitsunfähigkeit werden die Bescheinigungen an die Abteilung 8.1 weitergereicht, auch wenn die Arbeitsunfähigkeit fortdauert. Beachten Sie in diesen Fällen Punkt 1.2.


Hinweise zur Handhabung
Vorgesetzte verfahren hinsichtlich der Arbeitsunfähigkeitsmeldungen immer mittels der "Sekretariatsfunktion":

In der ersten Maske nach Öffnen Ihres "ZEUS Webworkflow" klicken Sie links oben in der Rubrik "Anträge" auf Fehlzeitantrag. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Eingabemaske Zeus
Eingabemaske Zeus
Eingabemaske Zeus
Eingabemaske Zeus
Nach Schritt 4 (Bestätigung mit "OK") schließt sich dieses Fenster und Sie gelangen wieder zu folgender Maske, in der Sie bitte "Absenden" klicken.
Eingabemaske Zeus

1.2 Langzeiterkrankungen

Bei Beschäftigten ist nach Ablauf der Entgeltfortzahlung (im Normalfall 6 Wochen bzw. 42 Kalendertage) und weiter bestehender Arbeitsunfähigkeit von den Vorgesetzten als Enddatum der 31.12. des folgenden Kalenderjahres einzutragen.
 
Nehmen die Beschäftigten dann vor dem 31.12. des Folgejahres den Dienst wieder auf, so ist der Eintrag in ZEUS von den Vorgesetzten auf das richtige Enddatum zu stellen. Dazu wird die Arbeitsunfähigkeit zunächst storniert (Zugriff über den Gruppenkalender (s. Pkt. 4.); danach geben die Vorgesetzten die Zeit der Arbeitsunfähigkeit mit dem tatsächlichen Zeitraum erneut ein.

1.3 Unfälle

Arbeitsunfähigkeit infolge eines Unfalles wird ebenfalls über die Sekretariatsfunktion in ZEUS eingegeben. Die Eintragung erfolgt in gleicher Weise wie bei "normaler" Arbeitsunfähigkeit. Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Auswahl der Fehlzeitart zwischen "Arbeitsunfall" und "sonstiger Unfall" unterscheiden. Unter "Arbeitsunfällen" werden Unfälle während des Dienstes sowie Wegeunfälle verstanden; "sonstige Unfälle" sind Unfälle in der Freizeit der Beschäftigten. Es ist besonders wichtig, dass Unfälle zeitnah in das System eingepflegt werden, um Fristversäumnisse bei etwaigen Regressansprüchen zu vermeiden.  

Sind Unfälle durch Fremdverschulden entstanden, ist unverzüglich die Abteilung Personaldienste zu unterrichten. 

Vergessen Sie bitte nicht, dass bei Arbeitsunfällen zusätzlich unbedingt eine schriftliche Unfallanzeige zu erfolgen hat.

1.4 Kur

Zeiterfassungen für einen Kuraufenthalt werden in ZEUS durch die Personaldienste vorgenommen.

1.5 Mutterschutz / Elternzeit / Urlaub ohne Dienstbezüge

Während des Beschäftigungsverbotes, der danach beginnenden Elternzeit und einer evtl. weiteren Beurlaubung ohne Dienstbezüge geht die Zuständigkeit für ZEUS-Eintragungen auf die Personaldienste über.

2. Mitarbeiter-Anträge bearbeiten

Sie sollten Ihren "ZEUS WebService" außerdem täglich öffnen um zu prüfen, ob Ihnen Mitarbeiter-Anträge zur Genehmigung vorliegen. Die Funktionalität erlaubt natürlich jeweils auch ein "Ablehnen".

Nach dem Öffnen Ihres "ZEUS WebServices" erscheint bereits im ersten Fenster eine Rubrik "Aufgaben", in dem die von Ihnen zu bearbeitenden Anträge aufgelistet sind.

Eingabemaske Zeus

Aus dieser Liste können Sie dann durch Mausklick den entsprechenden Antrag auswählen. Für Urlaube und dergl. haben Sie ferner die Möglichkeit, über den Gruppenkalender einzelne Anträge anzuklicken und dann zu bearbeiten. Mehr dazu finden Sie unter Punkt 4. "Gruppenkalender".

2.1 Erholungsurlaub

Das Antragsverfahren über das Zeitwirtschaftssystem hat das bisherige Verfahren unter Zuhilfenahme der gelben Urlaubskarten abgelöst. Die Beschäftigten geben in ihrem persönlichen ZEUS Webworkflow den Urlaubsantrag ein.

In Ihrem "ZEUS Webworkflow" erscheint dann nach Auswahl des Antrages, den Sie auf der ersten Seite vornehmen, folgendes Fenster:

Eingabemaske Zeus

Wie oben dargestellt, können Sie den Antrag nun genehmigen oder ablehnen. Falls Sie noch keine abschließende Entscheidung über den Antrag treffen möchten, können Sie ihn auch speichern; dazu klicken Sie entweder auf "Speichern" oder Sie schließen das Fenster einfach wie gewohnt mit dem Kreuzchen rechts oben; die Wirkung ist die Gleiche, der Antrag steht weiter zur Genehmigung an. In dem Feld "Kommentar" ist es möglich, eine evtl. Ablehnung zu begründen.

2.2 Gleittag

Beantragen Beschäftigte einen oder mehrere Gleittage, so läuft auch hier das Genehmigungsverfahren über ZEUS. 

Die Arbeitsschritte zur Genehmigung für Sie sind analog zu denen unter "2.1 Erholungsurlaub".

2.3 Sonderurlaub - Arbeitsbefreiung

Der Sonderurlaub für Beamte und die Arbeitsbefreiung für tariflich Beschäftige werden nach wie vor von den Betroffenen per Vordruck über die Vorgesetzten bei der Abteilung 8.1 beantragt. Die Eingaben in ZEUS werden in diesen Fällen durch die Personaldienste veranlasst.

2.4 Dienstreise über einen vollen Arbeitstag oder mehr

Neben dem herkömmlichen Antrag per Vordruck stellen die Beschäftigten einen Fehlzeitantrag über das Zeitwirtschaftssystem.

Weicht die tatsächliche Arbeitszeit während der Dienstreise von der persönlichen Soll-Arbeitszeit ab, so müssen die Beschäftigten dieses per Buchungskorrektur in ihrem persönlichen "ZEUS-Webworkflow" selbst korrigieren.

2.5 Summenkorrekturantrag

Mit einem Summenkorrekturantrag können die aufgelaufenen Salden (Überhang) korrigiert werden (z. B. nach Überstundenabgeltung durch Bezahlung).

Stellen Beschäftigte einen Summenkorrekturantrag, so erscheint bei Ihnen folgende Bildschirmansicht:

Eingabemaske Zeus
Die Arbeitsschritte zur Genehmigung für Sie sind analog zu denen unter "2.1 Erholungsurlaub".

2.6 Anträge teilweise genehmigen

Ihre Beschäftigten können Ihnen mehrere Fehlzeitenfälle mit einem Antrag zusammengefasst zuleiten. In diesen Fällen sind Sie in der Lage, den Antrag nur teilweise zu genehmigen.
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Unterstellt ist immer die Genehmigungsabsicht. Deswegen finden Sie links am einzelnen Teilantrag immer zunächst ein grünes Häkchen. Den so neu gestalteten Gesamtantrag müssen Sie anschließend noch durch "Genehmigen" abschließen.

2.7 Rücknahme von Anträgen der Beschäftigten

Solange ein Antrag noch nicht genehmigt ist, können Sie den Fall durch "Ablehnen" wieder aus der Bearbeitung nehmen.

Nur die Beschäftigten können für bereits genehmigte Fehlzeitanträge eine Stornierung beantragen. Dies läuft ebenfalls über die Vorgesetzten. Diese Anträge tragen das Kürzel "FZ-S". Diese sind Ihrerseits wie "normale" Anträge zu behandeln:
Eingabemaske Zeus

D. h. auch ein Stornoantrag ist für das Wirksamwerden von Ihnen zu genehmigen - oder (endgültig) abzulehnen.

3. Mitarbeiter-Daten anzeigen

Vorgesetzte haben die Möglichkeit, sich die Buchungsdaten Ihrer Beschäftigten anzuschauen. Hier können keine Eintragungen durch Sie vorgenommen werden.

3.1 Monatsjournale

Die Funktion "Monatsjournale" ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die Buchungen einzelner Beschäftigter für die Vergangenheit.

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3.2 Übersichtslisten

Mittels der Übersichtslisten wird es Ihnen ermöglicht, für einzelne Beschäftigte verschiedene Auswertungen abzufragen.

 
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3.3 Gruppenlisten

Ähnlich wie die oben dargestellten Übersichtlisten funktionieren die Gruppenlisten; allerdings haben Sie hier die Sicht auf Ihre gesamte Abteilung.

 

Wir möchten an dieser Stelle besonders auf die Liste "Buchungen fehlen" hinweisen; hier können Sie erkennen, welche Personen an welchen Tagen noch Buchungen korrigieren bzw. einfügen müssen. Buchungskorrekturen sind dezentral nur für den laufenden und den vorherigen Monat möglich. Bitte kontrollieren Sie im Interesse der Beschäftigten Ihrer Organisationseinheit diese Liste regelmäßig, da vergessene Buchungen (z. B. bei Arbeitsunfähigkeit) lohnwirksam sein können, aber auf jeden Fall das Zeitkonto minimieren.

4. Gruppenkalender

Der Gruppenkalender kann als Planungsinstrument benutzt werden, denn es sind Zeiträume und Status von Fehlzeitanträgen erkennbar. Dies setzt allerdings voraus, dass die Fehlzeitanträge von den Beschäftigten lediglich "gespeichert" wurden.

Wenn Sie auf der Startseite Ihres "ZEUS-Webworkflows" unter der Rubrik "Kalender" den "Gruppenkalender" anklicken, können Sie einsehen, welche Fehlzeiten (Urlaub, Dienstreise, Gleittag usw.) von wem für wann geplant bzw. für wann beantragt oder in Anspruch genommen wurden.

Eingabemaske Zeus
Im Gruppenkalender lässt sich auch der Status des einzelnen Fehlzeitantrages an der Farbe des Kästchens erkennen:

Gelb
FZ-Antrag wurde von den Beschäftigten gespeichert
Blau
FZ-Antrag wurde von den Beschäftigten abgesendet, aber noch nicht genehmigt
Grün
FZ-Antrag wurde bereits genehmigt

Für zurückliegende Zeiträume, findet keine farbliche Darstellung mehr statt; die Fehlzeit wird nur noch durch das Kürzel bezeichnet.


Durch einfaches Klicken in das jeweilige Datumskästchen öffnet sich der entsprechende Fehlzeitantrag, sofern er von den Beschäftigten zumindest gespeichert wurde (gelb hinterlegt). Der Antrag kann von Ihnen bearbeitet (genehmigt oder abgelehnt) werden, wenn er blau hinterlegt ist.