Zeiterfassung bei der Stadtverwaltung Lünen - Anleitung

Anmeldemaske ZEUS

Zeiterfassung bei der Stadtverwaltung Lünen - Anleitung

1. Einführung

Alle Beschäftigten der Stadtverwaltung Lünen einschl. des Stadtbetriebes ZGL verwalten ab dem 01.01.2008 dezentral ihre Daten zu Anwesenheits- und Fehlzeiten über zentrale Datenverarbeitung. Dazu wurde das Programm ZEUS beschafft.

Im Folgenden finden Sie "Bedienungsanleitungen", die Sie beim Umgang mit den verschiedenen Funktionen unterstützen werden. Die Hinweise zum Erfassungsterminal sind allerdings nur für die Beschäftigten mit Büro im Rathaus, dem Technischen Rathaus oder in der Franz-Goormann-Str. von Bedeutung.

Beschäftigte mancher Einrichtungen der Stadt nehmen nicht an der Erfassung der Arbeitszeit teil [siehe Anlage 1]. Für diese gelten lediglich die Ausführungen zu Erholungsurlaub und Arbeitsunfähigkeit. Allerdings werden die dort beschriebenen Funktionen stellvertretend für sie in der jeweiligen Fachverwaltung wahrgenommen.

2. Das Erfassungs- oder Buchungsterminal

Die Erfassungsterminals befinden sich an folgenden Standorten:

 

  • Rathaus - Eingang Markt
  • Rathaus - Eingang Sparkasse
  • Technisches Rathaus - Haupteingang
  • Technisches Rathaus - Treppenhaus, 3. OG, Zugang vom Parkhaus
  • Franz-Goormann-Str. -  Haupteingang

 

Folgende Funktionen sind eingerichtet:

Erfassungsterminal

 Alle übrigen Tasten sind zurzeit außer Funktion.

 

  • Die Zeitbuchung nutzt die Systemzeit.
  • Die Auskunft "Arbeitszeitüberhang" zeigt die Summe aller Überhänge der Vergangenheit minus "Soll" des aktuellen Tages plus "Ist" des aktuellen Tages.
  • Die Auskunft "Resturlaub" zeigt die Summe sämtlicher Erholungsurlaubsansprüche, die zum aktuellen Tag noch nicht genommen wurden.
  • Nach erfolgreicher Buchung erscheint zuerst die Meldung "Kommt/Geht bitte warten", anschließend entweder "Kommt" oder "Geht" je nach Situation. Erscheint die Meldung "Danke", bedeutet das, dass Ihre Buchung im internen Speichersystem aufgenommen wurde und verarbeitet wird. Lediglich die Anzeige im Monatsjournal (12.1) kann sich zeitlich verzögern.

 

Alle Funktionen können auch über das »Terminal online« am PC ausgelöst werden [4.1.2].

3. Einrichten Ihres PCs

Alle Funktionen des Terminals und einiges mehr bietet Ihr PC. Er besitzt einen sog. Webbrowser und ist damit bereits ausreichend ausgestattet, um die neuen Funktionen zur Verfügung zu stellen.

 

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihren Zugang einzurichten:

 

  • Rufen Sie den Internetbrowser auf.
  • Geben Sie folgende Adresse ein: http://sa99az/web. Es erscheint die Anmeldemaske von ZEUS [wie Deckblatt dieser Anleitung].
  • Legen Sie die Seite unter »Favoriten« des Internetexplorers ab.
  • Gehen Sie mit der Maus über den neuen Eintrag.
  • Öffnen Sie das Kontextmenü [rechte Maustaste].
  • Kopieren Sie diesen Eintrag.
  • Fügen Sie diesen auf Ihrem »Desktop« ein. Ein Symbol mit dem Text „ZEUS WebServices - Login" erscheint.
  • Starten Sie nun das Programm durch Doppelklick auf das Symbol [vom Desktop].
  • In das Feld »Benutzername« geben Sie nun Ihren Vornamen, danach einen Leerschritt, gefolgt durch Ihren Nachnamen ein. Benutzen Sie auch Umlaute, also „Müller" und nicht "Mueller".
  • In das Feld »Kennwort« geben Sie nun nur Ihren Nachnamen, jedoch komplett kleingeschrieben und betätigen Sie »Anmelden«.
  • Sollte der Vorgang mehr als 5-mal misslingen, wenden Sie sich bitte an die Abteilung 8.1, Telefon 1253 [Frau Daniela Klink].
  • Bitte ändern Sie nun das Passwort auf diese Weise:
    - Klicken Sie im ersten Bildschirm auf die Schaltfläche »EINSTELLUNGEN«, danach auf »Kennwort«.
    - Füllen Sie die folgende Maske aus, merken Sie sich die Eingaben und bestätigen Sie dann mit »ok«.

4. Beginn und Ende der Arbeitszeit
4.1 Dienstantritt »Kommen«

Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:
 
4.1.1    Buchung am Terminal
Wenn in Ihrem Dienstgebäude ein Terminal installiert ist, so ist dieses vorrangig zu benutzen.

Halten Sie Ihren persönlichen Chip kurz nahe an das Chip-Lesefeld.

 

 

Chip-Lesefeld

Das Gerät quittiert die Buchung mit einem Signalton. Im Anzeigefeld erscheint der Text "Kommt/Geht bitte warten", anschließend der Text "Kommen". Spezifisch für Ihren Chip ist das Terminal nun für eine Minute gesperrt.
Die Entscheidung, ob es sich um eine Kommen- oder um eine Gehenbuchung handelt, müssen Sie nicht manuell vornehmen. Der Rechner ermittelt dies aus der jeweils vorangegangenen Buchung.

4.1.2 Terminal online

Sie können auch Ihren PC benutzen.
[Allerdings: Wenn Ihr Dienstgebäude ein Terminal besitzt, ist dieses vorrangig zu nutzen.]

  • Starten Sie dazu das Programm durch Doppelklick auf das Symbol [vom Desktop].
  • Melden Sie sich mit Ihrem «Benutzernamen« und »Kennwort« an.
  • Nach Klick auf das markierte Symbol [„zum Terminal online"] erscheint das unten dargestellte Fenster. Es schließt sich nach einer Minute selbstständig.
  • Bedienen Sie die Funktionen wie unten dargestellt.

 

Es gelten folgende Besonderheiten:

  • Die Zeitbuchung nutzt die Systemzeit.
  • Die Auskunft „Arbeitszeitüberhang" zeigt die Summe aller Überhänge der Vergangenheit minus „Soll" des aktuellen Tages plus „Ist" des aktuellen Tages.
  • Die Auskunft „Resturlaub" zeigt die Summe sämtlicher Erholungsurlaubsansprüche, die zum aktuellen Tag noch nicht genommen wurden.

Durch eine Dienstgangbuchung wird die Istarbeitszeit nicht beeinflusst.
Falls Sie bei einem dieser beiden Buchungsvorgänge nicht die Buchungsart »Dienstgang« gewählt haben, so ist das unkritisch. Das Programm ermittelt die Zeiten trotzdem korrekt.

 

 

4.2 Dienstende »Gehen«

 Die Buchungsmöglichkeiten entsprechen vollständig dem Kapitel Dienstantritt „Kommen".

Im Anzeigefeld des Terminals erscheint der Text „Kommt/Geht bitte warten", anschließend der Text „Kommen".

Die Entscheidung, ob es sich um eine Kommen- oder um eine Gehenbuchung handelt, müssen Sie nicht manuell vornehmen. Sie resultiert aus der jeweils letzten Buchung.

4.3 Kommen- oder Gehenbuchung einfügen

Alternativ ist dieser Erfassungsweg möglich; allerdings ist diese Möglichkeit immer nachrangig zu nutzen.

Nach Klick auf »Buchungskorrekturantrag« [links] und »Buchungskorrektur« [rechts] erscheint eine Maske, die etwa dieses Aussehen hat:

PC-Nutzung
Tragen Sie nun Datum [Klick auf die Kalenderfunktion rechts neben dem Feld] und Uhrzeit [mit Doppelpunkt zwischen Stunde und Minute] ein.

Führen Sie die Schritte wie oben aus.

 

Sollten Sie mehrere Daten einfügen müssen, können Sie nach Schritt 3 wieder mit Schritt 1 beginnen und erst nach der letzten Eingabe Schritt 4 durchführen.

 

Nach Schritt 4 [Anklicken von „OK"] springt das System wieder eine Maske zurück. Hier müssen Sie links oben „Absenden" anklicken.

4.4 Kommen- oder Gehenbuchung korrigieren

Benutzen Sie Ihren PC.
 

  • Starten Sie dazu das Programm durch Doppelklick auf das Symbol [vom Desktop].
  • Melden Sie sich mit Ihrem «Benutzernamen« und »Kennwort« an.
  • Nach Klick auf »Buchungskorrekturantrag« [links] und »Buchungskorrektur« [rechts] erscheint eine Maske, die etwa dieses Aussehen hat:
Buchungskorrekturantrag

Führen Sie die Schritte wie oben aus.

 

Auch hier gilt wie beim „Einfügen einer Kommen- oder Gehenbuchung" (4.3), dass Sie mehrere Eingaben machen können. Es ist dabei unerheblich, ob es sich um ein Einfügen, eine Korrektur oder eine Löschung handelt.

 

Nach Schritt 5 [Anklicken von „OK"] springt das System wieder eine Maske zurück. Hier müssen Sie links oben „Absenden" anklicken.

4.5 Kommen-oder Gehenbuchung löschen

Falls Sie eine Buchung löschen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

5. Dienstgang bzw. Dienstreise [kürzer als ein Arbeitstag]
5.1 Antritt des Dienstganges / der Dienstreise

5.1.1 Terminal-Nutzung
Dienstgang-Taste

Das Gerät quittiert die Buchung mit einem Signalton.

Sollten Sie bei einem Dienstgang merken, dass Sie die Buchung nicht als „Dienstgang" gebucht haben, müssen Sie nur beim Einbuchen nach dem Dienstgang die Dienstgangtaste wählen. Das System erkennt die Buchung zuvor als Beginn des Dienstganges an.

Wird auch dieses vergessen, müssen Sie mit einer Buchungskorrektur die Buchungsart „Dienstgang" nachbuchen (sh. 5.1.3).

5.1.2 Buchung per Terminal online

 

Auch für diese Funktion können Sie den PC benutzen.

  • Starten Sie dazu das Programm durch Doppelklick auf das Symbol [vom Desktop].
  • Melden Sie sich mit Ihrem «Benutzernamen« und »Kennwort« an.

5.1.3 Buchung als Buchungskorrektur

Nach Klick auf »Buchungskorrekturantrag« [links] und »Buchungskorrektur« [rechts] erscheint eine Maske, die etwa dieses Aussehen hat:

5.2 Rückkehr vom Dienstgang am selben Tag

Führen Sie die Vorgänge wie unter "Antritt des Dienstganges" [sh. 5.1] aus. Das Ergebnis ist auch hier, dass die Arbeitszeit nicht beendet wird.

 

Falls Sie bei einem dieser beiden Buchungsvorgänge nicht die Buchungsart »Dienstgang« gewählt haben, so ist das unkritisch. Das Programm ermittelt die Zeiten trotzdem korrekt.

Das Ergebnis ist jeweils, dass die Arbeitszeit bei Verlassen des Hauses und Rückkehr nicht endet.

 

Die nach "Rückkehr" nächste automatische Buchung ist eine Gehenbuchung.

5.3 Antritt des Dienstganges

Wenn Ihr Dienstgang noch vor Antritt im Büro beginnt, müssen Sie folgendes beachten:

 

Nach Beendigung des Dienstganges buchen Sie sich zuerst ganz normal am Terminal bzw. am PC ein. Anschließend fügen Sie zwei "Buchungskorrekturen" ein, und zwar mit der Zeit, wann Ihr Dienstgang begann. Ihre erste Buchungskorrektur, die Sie einfügen müssen, sieht etwa so aus:

Führen Sie die Schritte wie oben aus.

 

Nach Schritt 4 (Anklicken auf „Übernehmen") bleiben Sie in dieser Buchungskorrekturmaske und fügen die zweite Buchungskorrektur ein.

Führen Sie die Schritte wie oben aus.

Nach Schritt 4 (Anklicken von „OK") springt das System wieder eine Maske zurück. Hier müssen Sie links oben „Absenden" anklicken.

5.4 Beenden des Dienstganges nach der Arbeitszeit

Auch bei der Beendigung des Dienstganges nach der Arbeitszeit müssen Sie am nächsten Tag zwei „Buchungskorrekturen" einfügen. Nur mit dem Unterschied, das jetzt bei der ersten Buchungskorrektur die Buchungsart „FZ Kommt/Geht" angeklickt werden muss.

Führen Sie die Schritte wie oben aus.

 

 

Nach Schritt 4 (Anklicken auf „Übernehmen") bleiben Sie in dieser Buchungskorrekturmaske und fügen die zweite Buchungskorrektur ein.

Führen Sie die Schritte wie oben aus.

 

Nach Schritt 4 (Anklicken von „OK") springt das System wieder eine Maske zurück. Hier müssen Sie links oben „Absenden" anklicken.

 

 

 

 

Bitte beachten Sie, dass Sie Buchungskorrekturen nur für den jeweils laufenden und den davor liegenden Monat selbst durchführen können. Korrekturen für länger zurückliegende Buchungen können dann nur noch von 8.1 durch Fr. Klink vorgenommen werden.

6. Beantragung von »Fehlzeiten«

Der Begriff »Fehlzeiten« ist ein Terminus mit eigener Bedeutung im Programm ZEUS.
Darunter werden Buchungen verstanden, die Tage / Zeiten ohne Uhrzeitbuchungen ersetzen (Urlaub, Gleittag, Krankheit, Dienstreise ...).
Es handelt sich also um völlig neutrale Vorgänge, nicht etwa um Zeiten einer 'unerlaubten Abwesenheit' im arbeits-/disziplinarrechtlichen Sinne.

Eigene Fehlzeitanträge, die mindestens gespeichert wurden, können durch einen Klick im persönlichen Kalender oder im Gruppenkalender (siehe 10.2) aufgerufen und gegebenenfalls auch bearbeitet werden.

6.1 Dienstreise über einen vollen Arbeitstag oder mehr

Die Funktion ist nur über den PC auszuführen.

 

Beantragen Sie die Dienstreise auf dem Ihnen bekannten Vordruck.

Sorgen Sie zusätzlich dafür, dass die Anwesenheitsübersicht stimmig ist und dass die Meldung „Buchung fehlt" vermieden wird. Dazu müssen Sie einen Buchungsvorgang auslösen, der über Ihren Vorgesetzten läuft:

Führen Sie die obigen Vorgänge 1 und 2 aus. Sie erhalten folgende Maske:

  • Wählen Sie »Dienstreise« aus.
  • Fertigen Sie nun die Datumseingaben [Klick auf die Kalenderfunktion rechts neben dem Feld].
  • Klicken Sie auf das Feld »Übernehmen«.
  • Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klicken auf »OK« [links oben].
  • Danach springt das System wieder eine Maske zurück. Hier müssen Sie links oben „Absenden" anklicken.

 

Weicht die tatsächliche Arbeitszeit während der Dienstreise von der in ZEUS hinterlegten individuellen Soll-Arbeitszeit für diesen Tag ab, so führen Sie bitte nach Beendigung der Dienstreise eine Buchungskorrektur durch. Die Buchung „Dienstreise" wird einfach überschrieben; bei „Korrekturtext" können Sie einen entsprechenden Vermerk eintragen.

6.2 Erholungsurlaub / Gleittag / Urlaub Rufbereitschaft

Die Antrags- und Genehmigungsfunktion ist nur über den PC auszuführen.

 

Sie lösen dazu einen Buchungsvorgang aus, der über Ihren Vorgesetzten läuft:

Führen Sie die obigen Vorgänge 1 und 2 aus. Sie erhalten folgende Maske:

[... und kehren nach Eingabe auf diese zurück].

  • Wählen Sie »Urlaub«, »Gleittag« oder »Urlaub Rufbereitschaft« aus.
  • Fertigen Sie nun die Datumseingaben [Klick auf die Kalenderfunktion rechts neben dem Feld].
  • Klicken Sie auf das Feld »Übernehmen«.
  • Danach springt das System wieder eine Maske zurück. Hier müssen Sie links oben „Absenden" anklicken.
  • Wählen Sie an dieser Stelle „Speichern", wird Ihr Antrag nicht an den Vorgesetzten weitergeleitet, sondern lediglich im Kalender (persönlicher, wie im Gruppenkalender) sichtbar gemacht. Mit dieser Funktion ist die Möglichkeit einer Urlaubsplanung gegeben.

6.3 Sonderurlaub / Arbeitsbefreiung

Beantragen Sie den Sonderurlaub oder die Arbeitsbefreiung auf dem Dienstweg bei der Abteilung 8.1. Von dort wird auch dafür gesorgt, dass dieser Sonderurlaub/diese Arbeitsbefreiung in Zeus übertragen wird.

6.4 Arbeitsunfähigkeit

Die erforderlichen Eingaben werden durch Vorgesetzte oder beauftragte Personen gefertigt. Ansonsten ergeben sich keinerlei Änderungen. Bitte beachten Sie aber, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in die Abteilungen und nicht nach 8.1 (Personaldienste) gegeben werden sollen. Erst wenn der Mitarbeiter/in wieder im Dienst ist, soll die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach 8.1 weitergeleitet werden.

6.5 Dringender Arztbesuch

Gemäß § 6 Abs. 3 der Dienstvereinbarung über die Arbeitszeit bei der Stadt Lünen sind Arztbesuche grundsätzlich außerhalb der Servicezeiten zu erledigen und nicht als Arbeitszeit anrechenbar. Allerdings sind Arztbesuche bei akuten Erkrankungen auch während der Servicezeit unter Anrechnung auf die Arbeitszeit zulässig.

 

Bei dringendem Arztbesuch gilt vorläufig:

Dienstgang [DG]  - Funktion „Kommt/Geht" nutzen.

 

6.5.1     Arztgang vor dem Dienstantritt

6.5.1.1. anschließend arbeitsunfähig

Wenn eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung existiert, erfassen die Vorgesetzten die Arbeitsunfähigkeit nachträglich beginnend mit dem Tag des Arztbesuchs. Die Beschäftigten müssen keine Eingaben in ZEUS vornehmen.

6.5.1.2  anschließend Dienstantritt

Beim Dienstantritt loggen Sie sich ganz normal am Terminal bzw. am PC ein.

Weiter geht es mit einer

  • Buchungskorrektur -Einfügen-: Buchungsart „Kommt/Geht", um den Tag mit "Kommen" zu beginnen (aber nicht eher als 08:00 h = Beginn Servicezeit) und
  • Buchungskorrektur -Einfügen-: Buchungsart „FZ Kommt/Geht". Anschließend, im sich neu geöffneten Fenster, die Fehlzeit „Dienstgang" und gleiche Zeit wie zuvor, um den Arztbesuch buchungstechnisch beginnen zu können.

 

6.5.2     Arztgang nach dem Dienstantritt

Beim Verlassen des Hauses betätigen Sie in diesem Fall die Dienstgang-Taste am Terminal bzw. buchen am Softwareterminal Ihr Verlassen mit Dienstgang (sh. 5.1).

 

6.5.2.1  anschließend arbeitsunfähig

Wenn eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung existiert, erfassen die Vorgesetzten die Arbeitsunfähigkeit nachträglich beginnend mit dem Tag des Arztbesuchs.

Der Tag, an dem man nach Dienstantritt zum Arzt ging, muss mit „arbeitsunf. nach Dienstantritt" verbucht werden. Alle folgenden Tage mit „arbeitsunfähig".

 

 

6.5.2.2  anschließend nicht arbeitsunfähig, aber auch nicht zurück in den Dienst

Es wird unterstellt, dass Ihre letzte Buchung eine „Dienstgang"-Buchung war. Am nächsten Tag buchen Sie bitte wie folgt:

 

  • Buchungskorrektur -Einfügen-: Buchungsart „FZ Kommt/Geht", anschließend die Fehlzeit „Dienstgang" auswählen, um den Arztgang zu beenden [Zeit = Ende Arztbesuch, vorheriger Tag, aber max. 16:00 h oder freitags 12:30 h = Ende Servicezeit] und
  • Buchungskorrektur -Einfügen-: Buchungsart „Kommt/Geht" [gleiche Zeit wie zuvor], um den Tag abzuschließen.

 

6.5.2.3  anschließend wieder Dienst

Bei Rückkehr zum Dienst nach dem Arztbesuch nutzen Sie bitte die Dienstgang-Taste am Terminal bzw. buchen sich am Softwareterminal mit Dienstgang ein.

6.6 Kur

Zeiterfassungen für einen Kuraufenthalt werden in ZEUS durch die Personaldienste vorgenommen.

6.7 Langzeiterkrankung

Bei Beschäftigten ist nach Ablauf der Entgeltfortzahlung (im Normalfall 6 Wochen bzw. 42 Kalendertage) und weiter bestehender Arbeitsunfähigkeit von den Vorgesetzten als Enddatum der 31.12. des jeweiligen Kalenderjahres einzutragen. Die bis dahin angefallenen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind in diesen Fällen mit einem entsprechenden Vermerk an die Personaldienste zu senden.


Die Personaldienste verfolgen den weiteren Fehlzeitenverlauf.

6.8 Mutterschutz / Elternzeit / Urlaub ohne Dienstbezüge

Mit Beginn des Beschäftigungsverbotes, der danach beginnenden Elternzeit und einer evtl. weiteren Beurlaubung ohne Dienstbezüge geht die Zuständigkeit für ZEUS-Eintragungen auf die Personaldienste über.
Alle weiteren Eintragungen bis zur Wiederaufnahme der Arbeit werden von den Personaldiensten vorgenommen.

7. Summenkorrekturanträge

7.1 Arbeits- bzw. Dienstbefreiung zum Ausgleich von Rufbereitschaftszeiten

Das Einbuchen der Ansprüche geschieht über einen Summenkorrekturantrag.

Eine Genehmigung durch den/die Vorgesetzte/n ist erforderlich.

 

In diesem Falle wird der Urlaubsanspruch nicht erhöht, sondern es wird ein eigenes Rufbereitschafs-Urlaubskonto gefüllt. Dieses setzt übrigens voraus, das Frau Klink für diese Person ein Guthabenkonto für die Rufbereitschaft angelegt hat. Sollten Sie erstmals einen Urlaubsanspruch für Rufbereitschaft beantragen, stellen sie über Frau Klink sicher, dass für Sie ein Guthabenkonto angelegt ist.

7.2 Zeitgutschrift wegen nicht genommener Pausenzeiten

Zunächst gehen Sie bitte wie unter 7.1 beschrieben vor.

7.3 Zeitgutschrift für die Teilnahme am Betriebsfest

Für die Teilnahme am Betriebsfest wird eine Zeitgutschrift in Höhe von 4 Std. und 30 Min. gewährt. Teilzeitbeschäftigte erhalten die Zeitgutschrift im Verhältnis ihrer Arbeitszeit zur Vollarbeitszeit.

Die Zeitgutschrift erfolgt in ZEUS ebenfalls über die Funktion "Summenkorrekturantrag".

Zunächst gehen Sie bitte wie unter 7.1 beschrieben vor.

7.4 Reduzierung des Zeitguthabens nach der Auszahlung von Überstunden

Eine Auszahlung der Überstunden und die danach folgende Reduzierung des Zeitguthabens in ZEUS erfolgt erst nach Genehmigung durch die Abt. Personaldienste.

Für die Reduzierung des Zeitguthabens in ZEUS stellen Sie bitte auch einen Summenkorrekturantrag. 

Zunächst gehen Sie bitte wie unter 7.1 beschrieben vor.

8. Stornierung bereits genehmigter Anträge

Bereits genehmigte Anträge können bei Bedarf auch wieder storniert werden. Am einfachsten ist es, wenn Sie den betreffenden Antrag aus Ihrem persönlichen Kalender (s. a. Punkt 10.1) heraus per Mausklick öffnen.

 

Auch hier gilt die Grenze, dass nur die Anträge storniert werden können, die den jeweils laufenden bzw. den davor liegenden Monat betreffen.

8.1 Urlaub / Dienstreise / Gleittag

8.1.1 Verkürzung / Absage

Wenn Sie Ihren Urlaub, Gleittag oder eine bereits genehmigte Dienstreise absagen oder verkürzen möchten, klicken Sie bitte in Ihrem persönlichen Kalender auf das entsprechende Tageskästchen, das mit dem Kürzel für den Antrag gefüllt und evtl. noch grün hinterlegt ist. Die grüne Farbe bedeutet, dass der Antrag bereits genehmigt wurde. Denn es kann nur ein genehmigter Antrag storniert werden.

Es öffnet sich nun ein Fenster, das in etwa so aussieht:

Der Stornierungsantrag geht nun in den entsprechenden Genehmigungslauf.

 

8.1.1     Verlängerung

Wenn Sie Ihren ursprünglichen Fehlzeitantrag verlängern möchten, so müssen Sie für die zusätzlichen Tage lediglich einen neuen Fehlzeitantrag stellen.

8.2 Summenkorrekturantrag

Summenkorrekturanträge können nicht storniert werden.

9. Bereitschaft und Dienst über 24:00 Uhr

Bei Dienst- oder Bereitschaftszeiten über 24 Uhr hinaus, tragen Sie bitte per Buchungskorrektur zunächst bis 23:59 Uhr und dann wieder ab 0:00 Uhr ein.

Im Kalender lässt sich auch der Status des einzelnen Fehlzeitantrages an der Farbe des Kästchens erkennen:

                       

Gelb:    FZ-Antrag wurde von den Beschäftigten nur gespeichert

Blau:    FZ-Antrag wurde von den Beschäftigten abgesendet, aber noch nicht vom Vorgesetzten genehmigt

Grün:   FZ-Antrag wurde bereits genehmigt

 

Für zurückliegende Zeiträume, findet keine farbliche Darstellung mehr statt; die Fehlzeit wird nur noch durch das Kürzel bezeichnet.

 

Durch einfaches Klicken in das jeweilige Datumskästchen öffnet sich der entsprechende Fehlzeitantrag.

10.2 Gruppenkalender

Der Gruppenkalender kann als Planungsinstrument benutzt werden, denn es sind Zeiträume und Status von Fehlzeitanträgen erkennbar. Dies setzt allerdings voraus, dass die Fehlzeitanträge von den Beschäftigten mindestens „gespeichert" werden.

Wenn Sie auf der Startseite Ihres ZEUS-Webworkflows unter der Rubrik „Kalender" den „Gruppenkalender" anklicken, können Sie einsehen, welche Fehlzeiten (Urlaub, Dienstreise, Gleittag usw.) von wem für wann geplant bzw. für wann beantragt oder in Anspruch genommen wurden.

Dieser Gruppenkalender ist nicht voreingestellt. Er kann über die Abteilungsleiter von Fr. Klink für die jeweilige Abteilung eingerichtet werden.

11. Journale
11.1 Monatsjournal

Alle Buchungen, die am Terminal vorgenommen wurden, alle Buchungskorrekturen und alle Fehlzeiten eines Monats werden im Monatsjournal dokumentiert. Außerdem werden verschiedene Summen wie z. B. Brutto Tag („Df.Bg") oder Netto Gesamt („NtGes") dargestellt. In der Spalte „Saldo" (ganz rechts) wird das aktuelle Zeitguthaben bzw. die aktuelle Zeitschuld der Beschäftigten dargestellt. Des Weiteren werden jeweils Wochen- und Monatssummen gebildet.

In den Spalten „Kommt" / „Geht" werden manuell vorgenommene Buchungen durch eine Raute kenntlich gemacht.

11.2 Übersichtslisten

11.2.1 Soll ./. Ist - aktueller Monat

Die Liste „Soll./.Ist - aktueller Monat" ist ähnlich wie das Monatsjournal gegliedert. Allerdings wird hier in der Spalte „DfNtPl" (2. Spalte von rechts) die positive oder negative Differenz zur jeweiligen Soll-Arbeitszeit angezeigt. Auch hier werden Wochen- und Monatssummen gebildet.

11.2.2 aktueller Urlaubsstand

Mit Hilfe der Liste „aktueller Urlaubsstand" können Sie sich einen Überblick

  • über den übertragenen Resturlaub (unveränderter Wert ganzjährig sichtbar)
    ("Urlaub AnspAlt Ja")
  • über ihren Urlaubsjahresanspruch (unveränderter Wert ganzjährig sichtbar)
    ("Urlaub AnspAkt Ja")
  • über den gesamten Urlaubsjahresanspruch für das aktuelle Jahr (Anspruch Urlaub- und Resturlaub; unveränderter Wert ganzjährig sichtbar)
    ("Urlaub AnspGes Ja")
  • über die von Ihnen bereits im laufenden Jahr genommenen Urlaubstage
    ("Urlaub Gel.Tag Ja"),
  • über Ihr Urlaubsguthaben zum aktuellen Zeitpunkt
    ("Urlaub GuthAkt Ja"),
  • über Ihren Resturlaub aus dem Vorjahr
    ("Urlaub GuthAlt Ja"),
  • über das gesamte Urlaubsguthaben für das aktuelle Jahr
    ("Urlaub GuthGes. Ja") sowie
  • über das verbleibende Urlaubsguthaben im aktuellen Jahr
    ("Urlaub GuthRst Ja") (Hier werden die Tage bereits abgezogen, die schon genehmigt, aber noch nicht genommen wurden.)

verschaffen.

11.2.2 Grünphase / Gelbphase / Rotphase

Die Listen "Grünphase / Gelbphase / Rotphase" zeigen an, in welcher Phase des Ampelkontos sich das jeweilige Arbeitszeitkonto gem. § 9 DV Arbeitszeit gerade befindet.

11.2.4 Urlaube - im Einzelnen

Die Liste zeigt Ihnen an, an welchen Tagen Sie welche Urlaubsart (auch Gleittage, Sonderurlaub ) in Anspruch genommen haben.

 

11.2.5 Abwesenheiten - im Einzelnen

Die Liste „Abwesenheiten - im Einzelnen" zeigt Ihnen alle zurückliegenden Fehlzeiten für das aktuelle Jahr an.

 

11.2.6 Guthaben Urlaub Rufbereitschaft

Aus der Liste „Guthaben Urlaub Rufbereitschaft" können Sie ablesen, wie hoch Ihr Urlaubsanspruch für die von Ihnen geleisteten Rufbereitschaften ist.


11.2.7 Buchungen fehlen! - aktueller Monat/Vormonat

Die Listen „Buchungen fehlen!" sind für Sie ein wichtiges Hilfsinstrument, um zu kontrollieren, ob Sie auch wirklich alle Buchungen vorgenommen haben.

 

Es wird an dieser Stelle noch einmal darauf hingewiesen, dass Buchungen (bzw. Buchungskorrekturen) nur für den laufenden Monat und den Vormonat vorgenommen werden können. Für weiter zurückliegende Zeiten sind keine Buchungen möglich.

12. Anwesenheitsübersicht

Mit diesem Zusatzprogramm können Sie die aktuelle Erreichbarkeit der Beschäftigten feststellen. Falls Abwesenheit vorliegt, werden weder Grund noch Dauer angezeigt. Die Funktion steht via Internet nicht zur Verfügung.

 

 

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihren Zugang einzurichten:

 

 

  • Rufen Sie den Internetbrowser auf.
  • Geben Sie folgende Adresse ein: http://sa99az:8000 . Es erscheint die Anmeldemaske von ZEUS-Anwesenheitsübersicht [ähnlich Deckblatt dieser Anleitung].
  • Legen Sie die Seite unter »Favoriten« des Internetexplorers ab.
  • Gehen Sie mit der Maus über den neuen Eintrag.
  • Öffnen Sie das Kontextmenü [rechte Maustaste].
  • Kopieren Sie diesen Eintrag.
  • Fügen Sie diesen auf Ihrem »Desktop« ein. Ein Symbol mit dem Text „ZEUS - Anwesenheitsübersicht - Login" erscheint.
  • Starten Sie nun das Programm durch Doppelklick auf das Symbol [vom Desktop].
  • In die Felder »Benutzername« und »Kennwort« geben Sie nun „info" ein. (Dieses Kennwort bitte nicht ändern, da es nicht personenbezogen ist, sondern alle Mitarbeiter davon betroffen wären.)
  • Sie können nun einzelne Personen aufrufen oder über die Organisationsziffer ganze Organisationseinheiten anzeigen lassen.
  • Eingaben sind hier nicht möglich.

13. Anlage 1

Folgende Beschäftigtengruppen nehmen nicht an der Arbeitszeiterfassung über das Programm ZEUS teil:

 

  • Verwaltungsvorstand,
  • MitarbeiterIn der CDU-Fraktionsgeschäftsstelle,
  • Beschäftigte im Vollstreckungsaußendienst (0.91),
  • ErzieherInnen in den Kindertageseinrichtungen und Offenen Ganztagsschulen (2.3),
  • RaumpflegerInnen (3.1 / 7.3),
  • Hausmeister & Hauswarte (1.3 / 7.3),
  • AußendienstmitarbeiterInnen der Abteilung 2.2,
  • Küchenhilfen - Schulen (3.1),
  • MusiklehrerInnen (3.4) mit Ausnahme des Führungs- und Verwaltungspersonals,
  • MuseumsmitarbeiterInnen (3.5),
  • technisches Personal des Theaters (3.6),
  • Überwachung des ruhenden Verkehrs / Außendienst (4.5),
  • Überwachung des fließenden Verkehrs / Außendienst (4.5),
  • die Beschäftigten der Feuerwehr (5.1) mit Ausnahme der Verwaltungskräfte.

 

 

Die Verwaltung der Urlaubs- und Arbeitsunfähigkeitszeiten geschieht gleichwohl über das Zeiterfassungssystem.

Downloads zu dieser Seite:
Zeus Anleitung (Stand: Mai 2010)      [pdf, 2.637,79 Kilobyte]